Kişisel verilerin korunması kapsamında VERBİS'e kayıt yükümlülüğü 2

Uygulamada sıklıkla karşılan hatalardan biri Veri Sorumluları tarafından VERBİS'e kayıt ardından irtibat kişisinin atanmaması ve ardından bildirimin yapılmadan yükümlülüğün yerine getirildiğinin düşünülmesidir. Bu durumda Veri Sorumlusu olarak Kurum nezdinde VERBİS'e kayıt yükümlülüğünüzün tam olarak yerine getirilmediğinden bahisle kanunda düzenlenen 20.000,00-TL ile 1 Milyon TL arasında para cezasına maruz kalabilirsiniz.
Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün tam olarak yerine getirilmesi için VERBİS'e Veri Sorumlusu olarak kayıt yaptırmanız, irtibat kişisi atamanız ardından ise VERBİS'e tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsayacak şekilde doğru, eksiksiz, güncel ve güvenilir olacak şekilde bildirim yapmanız gerekmektedir. Yapılan veri bildiriminin doğru, eksiksiz, güncel ve güvenilir olmayacak şekilde olması halinde Veri Sorumlusu olarak yaptırım ile karşılaşabilirsiniz. Yani Veri Sorumlusu olarak sadece VERBİS'e kayıt ve bildirim ile yükümlülüğünüz sona ermiyor!

VERBİS'e kayıt sonrası bildirim yaparken dikkat etmem gerekenler nelerdir?

VERBİS'e kaydın aslında Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında Veri Sorumlularına getirilen yükümlülüklerden sadece bir tanesi olduğunu daha önce belirtmiştik. Sicile kayıt sonrası bildirim aslında kanuna uyumluluk sürecinin yönetiminde son aşama olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Zira öncelikle Kanun'a uyum sürecinde öncelikle veri sorumlusunun fotoğrafı çekilerek veri hukuku nezdinde hukuki check-up'ının gerçekleştirilmesi ve veri sorumlusunun hangi kategorilerde veri işlediği, işlenen verilerin amacının, bu verilerin ne kadar süreyle saklandığının, verilerin koruması için hangi teknik ve idari tedbirlerin alındığının, alıcıların kimler olduğunun ve veri sorumlusu tarafından yabancı ülkelere aktarımının yapılıp yapılmadığının tespiti gerekmekte ardından bu yönetim sürecinin kişisel veri envanterine geçirilerek buradaki bilgilerin VERBİS'e bildiriminin yapılması gerekmektedir. Zira yönetmelikte açıkça VERBİS'e bildiren bilgilerin Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak hazırlanması gerektiğini belirtilmiştir. Dolayısıyla VERBİS'e bildirim yapılırken gelişigüzel değil söz konusu envanter baz alınarak giriş yapılması gerekmektedir.

Hazırladığım Kişisel Veri Envanterini VERBİS'e yüklemem gerekiyor mu?

Hayır. VERBİS kamuya açık olarak tutulmaktadır. Veri Sorumlusunun Kişisel Veri Envanterini kanun kapsamında Veri Sorumlusu dışındakilerle paylaşmak gibi bir yükümlülük olmadığı için hazırlanan Kişisel Veri Envanteri'nin VERBİS sistemine yüklenilmesi gibi bir gereklilik bulunmamaktadır. Bunun yanında VERBİS'in anket bazlı kişisel veri işleme faaliyetlerinin süreç bazında bildirildiği bir sicil sistemi olması sebebiyle sisteme herhangi bir belgenin (Word,excel v.b) yüklenmesi mümkün değildir.

VERBİS'e bildirimde bulundum fakat sicile bildirdiğimiz bilgilerde değişiklik oldu. Şimdi ne yapmalıyız?

Veri Sorumlusu olarak VERBİS'e yapılan bildirimlerde meydana gelen değişikliği, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren 7 gün içinde VERBİS aracılığıyla kuruma bildirme zorunluluğunuz bulunmaktadır.

Sicile kayıt süreci ile ilgili karşılaşabileceğim yaptırımlar nelerdir?

Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmemesi halinde Veri Sorumlusu olarak 20.000,00-TL ile 1.000.000,00-TL arasında idari para cezası ile karşılaşabilirsiniz.
Aslında kurum tarafından söz konusu erteleme kararı duyurunun yayınlanmasından tam 10 gün önce alınmasına rağmen kayıt zorunluluğu tarihinden tam 4 gün önce yayınlanması ile aslında iş dünyası ve kamuda oluşan hareketliliği bir nebze olsun dindirmiştir. Fakat kurum tarafından sürenin ertelenmesi aslında Kişisel Verileri işleme faaliyetleri ve Veri Güvenliği kültürü oluşmasını sağlama aynı zamanda yapılan yanlışların giderilmesi amacını taşımaktadır. Faydalı olması dileğiyle başka bir konu başlığı altında görüşmek üzere.